Politique de confidentialité

Qui est responsable des données

EMSport est le logiciel de gestion de l'école de golf. Chaque club qui l'utilise décide des informations enregistrées sur ses élèves, leurs familles, ses pros et ses bénévoles : il est responsable du traitement.

EMSport héberge ces données et les traite uniquement pour le compte du club, selon ses instructions : EMSport est sous-traitant. Les données ne sont jamais vendues, louées ni utilisées à des fins publicitaires.

Contact EMSport pour toute question sur les données : contact@emsport.app.

Données enregistrées

Élèves et familles

• Identité de l'élève : nom, prénom, date de naissance, sexe.
• Coordonnées : adresse, téléphone et adresse mail des parents, et de l'élève s'il en a.
• Golf : numéro de licence, index, catégorie, drapeaux obtenus, groupes, vœux d'inscription, présences et absences signalées, inscriptions aux compétitions et aux stages, résultats de compétitions et classement au Mérite national publiés par la FFGolf.
• Santé : uniquement les dates de validité du certificat médical ou du questionnaire de santé. Aucun document ni aucune information médicale n'est enregistré.
• Règlements : montants dus, paiements reçus, mode de paiement, numéro de chèque.
• Autorisation de droit à l'image, avec sa date et l'adresse IP utilisée au moment de l'accord, comme preuve.
• Messages échangés avec le club, préférences de notifications, notes internes du club.

Pros et personnel du club

• Compte : nom, prénom, adresse mail, téléphone, rôle, signature des mails.
• Planning : séances, disponibilités déclarées, heures effectuées.

Bénévoles

• Nom, prénom, adresse mail, téléphone, missions et participations.

Utilisation du service

• Pour chaque compte, famille ou bénévole connecté : les jours de visite, le nombre de pages vues par rubrique, l'heure de la dernière activité, s'il s'agit d'un téléphone ou d'un ordinateur, et si la page est ouverte dans l'application installée. Les minutes d'activité servent à un graphique en temps réel et sont effacées au bout de 2 heures.
• Aucune adresse IP n'est conservée pour cette mesure, et aucun outil de mesure d'audience extérieur n'est utilisé.

À quoi servent ces données

• Organiser l'école de golf : inscriptions, groupes, planning des séances, compétitions, stages, suivi des progrès. Base : l'adhésion de l'élève au club.
• Gérer les règlements : montants, paiements, relances. Base : l'adhésion et les obligations comptables du club.
• Communiquer avec les familles, les pros et les bénévoles : mails, messagerie, notifications. Base : l'adhésion et l'intérêt légitime du club à informer ses membres.
• Utiliser l'image des élèves : seulement avec l'autorisation donnée à l'inscription, qui peut être retirée à tout moment. Base : le consentement.
• Envoyer des notifications sur le téléphone : seulement après activation sur l'appareil. Base : le consentement.
• Protéger les comptes : limiter les tentatives de connexion répétées. Base : l'intérêt légitime de sécuriser le service.
• Améliorer le service : savoir quelles rubriques sont utilisées et corriger les erreurs. Base : l'intérêt légitime d'EMSport à faire fonctionner et évoluer le service.

Qui y a accès

• Les personnes habilitées du club, chacune selon son rôle (un pro ne voit pas forcément les règlements, par exemple).
• EMSport, seulement pour l'hébergement, la maintenance et l'aide demandée par le club.

EMSport fait appel aux prestataires suivants, tous situés dans l'Union européenne :

• Hetzner (Allemagne) : serveur à Nuremberg, et copie des sauvegardes sur un espace de stockage Hetzner.
• Sentry (serveurs en Allemagne) : signalement des erreurs techniques, sans adresse IP ni cookie. Seul le compte pro concerné y est identifié, par son identifiant et son adresse mail.

Les mails sont envoyés par la messagerie du club, avec son propre compte d'envoi. Les notifications sur téléphone passent par le service de notification du navigateur (Google, Apple ou Mozilla), qui ne reçoit que le message chiffré.

Les données de licence proviennent des exports de l'extranet de la Fédération française de golf faits par le club. EMSport ne transmet rien à la Fédération. Les résultats de compétitions et le classement au Mérite national sont lus sur les pages publiques de la FFGolf : seuls ceux des élèves inscrits dans EMSport sont gardés, et ils sont effacés avec la fiche.

Combien de temps elles sont gardées

• Élèves et familles : 3 ans après la dernière activité de l'élève (fin de sa dernière saison, dernière compétition ou dernier stage). Sa fiche est alors effacée automatiquement : nom, coordonnées, licence, contacts des parents, messages et notes disparaissent. Le club est prévenu 30 jours avant.
• Règlements et paiements : effacés en même temps que la fiche. Seuls les montants restent dans les totaux du club, sans aucun nom.
• Participants extérieurs à un stage : 3 ans après le stage.
• Comptes des pros : tant que la personne fait partie du club. À son départ, le compte est désactivé et gardé pour l'historique du planning et des heures effectuées.
• Bénévoles : tant que la personne est bénévole. À son départ, ses coordonnées sont effacées ; son nom reste dans l'historique des participations passées.
• Mesure d'utilisation : 13 mois ; le détail minute par minute, 2 heures.
• Tentatives de connexion échouées (adresse IP) : 24 heures.
• Sauvegardes : 14 jours, puis remplacées par les suivantes.

Cookies et stockage sur l'appareil

Seuls des cookies nécessaires au fonctionnement sont utilisés. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience : aucun consentement n'est donc demandé.

• Connexion à l'espace pro : 2 semaines.
• Connexion au portail des familles : 8 heures, ou 90 jours si « rester connecté » est coché.
• Connexion à l'espace bénévole : 90 jours, prolongés à chaque visite.
• Sécurité des formulaires : protection contre l'envoi de formulaires par un autre site.

Le navigateur garde aussi quelques réglages d'affichage (tri des tableaux, bandeau d'installation fermé, parent qui écrit dans la messagerie). Ils restent sur l'appareil et ne sont jamais envoyés.

Sécurité

• Toutes les pages passent par une connexion chiffrée (HTTPS).
• Les mots de passe ne sont jamais enregistrés en clair.
• Chaque personne du club n'accède qu'aux rubriques prévues pour son rôle.
• La base de données est sauvegardée chaque jour et copiée sur un second espace de stockage.

Droits sur les données

Toute personne peut demander l'accès à ses données, leur correction, leur effacement, leur export, la limitation de leur utilisation, ou s'y opposer. Une autorisation donnée (droit à l'image, notifications) peut être retirée à tout moment. Pour un élève mineur, ces droits sont exercés par ses parents.

La demande s'adresse d'abord au club. Elle peut aussi être envoyée à contact@emsport.app, qui la transmet au club. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois.

En cas de désaccord, une réclamation peut être déposée auprès de la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes.